Mail2Cloud - Verschiebung der Mailboxen in die Cloud
Die Mailboxen von Studierenden und Mitarbeitenden werden von lokalen Servern in die Cloud (Exchange Online) migriert.
Was angepasst wird
Die Exchange Dienste (E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben, …) werden neu nicht mehr On-Premise (auf lokalen Servern der Universität Bern) betrieben, sondern als Exchange Online in der Microsoft 365* Cloud.
*früher: Microsoft Office 365
Zeitpunkt der Umstellung
Studierende:
die Umstellung erfolgt vom 15.-18. August 2022
Mitarbeitende:
... des Zentralbereichs: die Umstellung erfolgt ab dem 12. September 2022 in verschiedenen Etappen; die jeweils betroffenen Organisationseinheiten werden frühzeitig informiert
... der Institute: die Umstellung ist für das Jahr 2023 geplant
Gründe für die Umstellung
- Die Nutzung diverser Dienstleistungen setzt eine Mailbox in der Microsoft 365 Cloud voraus
- Die Sicherheit beim Zugriff auf das Netzwerk und Dienstleistungen der Universität Bern soll erhöht werden, um damit auf aktuelle Bedrohungen und Schwachstellen zu reagieren
- Umsetzung einer einheitlichen Anmeldemethode mittels E-Mail-Adresse
- Kostenoptimierung
Was bedeutet der Wechsel zu Mail2Cloud für die Anwender:innen?
- Neuer Anmeldeprozess: Nach der Verschiebung Ihrer Mailbox in die Cloud, ist der Zugriff ausserhalb des Uninetzes nur noch mittels MFA (Multifaktor-Authentifizierung) möglich!
- Sie müssen sich einmalig für die MFA (Multifaktor-Authentifizierung) registrieren
- Studierende: es werden keine bestehenden MFA-Registrierungen übernommen
- Mitarbeitende: bestehende MFA-Registrierungen werden übernommen
- Sie müssen sich einmalig für die MFA (Multifaktor-Authentifizierung) registrieren
- Andere E-Mail-Clients als Outlook müssen neu konfiguriert werden
Beispiel Thunderbird, Beispiel macOS Apple Mail - Die URL für den Outlook Web Access (OWA) ist neu: outlook.office.com
- Je nach verwendetem E-Mail-Client können Sie eine kleinere oder grössere Anzahl neuer Funktionen nutzen; eine Übersicht zu den neuen Möglichkeiten finden Sie in den FAQ
Wie merke ich, dass meine Mailbox auf Mail2Cloud umgestellt wurde? Was muss ich tun?
Outlook für Windows
- Sie erhalten eine Meldung, dass Ihr Outlook Client neu gestartet werden muss und es treffen keine neuen E-Mails mehr ein
=> Starten Sie Outlook neu, es wird automatisch eine Verbindung mit Ihrer Cloud-Mailbox hergestellt
Outlook für macOS
- Sie erhalten eine Passworteingabeaufforderung
=> ignorieren Sie die Meldung und starten Sie Outlook neu, es wird automatisch eine Verbindung mit Ihrer Cloud-Mailbox hergestellt
=> wenn Ihnen Outlook vorschlägt, auf das “neue Outlook” Erlebnis zu wechseln, sollten Sie dies nicht tun, da Sie sonst mit Fehlermeldungen und einer Einschränkung der Funktionalität rechnen müssen
Webmail (OWA)
- Nach der Migration wird ein Zugriff auf das bisherige Webmail (mail.unibe.ch bzw. mail.campus.unibe.ch) nicht mehr möglich sein; bei einem Zugriffsversuch wird Ihnen entweder eine Fehlermeldung angezeigt oder Sie erhalten einen Link zum neuen Webmail-System
=> Ab diesem Zeitpunkt muss für den Zugriff auf das Webmail die Adresse https://outlook.office.com verwendet werden
Andere Mail Clients und Mobile Apps
- Aufgrund der Vielfalt an Betriebssystemen und Clients ist schwer vorauszusagen, wie die Auswirkungen der Umstellung sein werden
=> für zwei Desktop E-Mail-Clients gibt es Konfigurationsanleitungen: Thunderbird, macOS Apple Mail
=> bei mobilen Applikationen sollte das E-Mail Profil gelöscht und neu erstellt werden - Wir empfehlen für Smartphones die Verwendung der Microsoft Outlook App
Fragen und Antworten (FAQ)
Was passiert mit meinen alten Mails?
Ihre Mailbox wird 1:1 nach Exchange Online migriert, also inklusive Papierkorb, Kalender, Aufgaben.
Wird mein Mailkonto während der Umstellung zeitweilig nicht erreichbar sein?
Nein, Sie haben jederzeit Zugang zu Ihrem Mailkonto.
Sobald die Synchronisation von Ihrer alten zu Ihrer neuen Mailbox (in der Cloud) abgeschlossen ist, werden Sie nur noch auf die Cloud-Mailbox zugreifen können. Für diese benötigen Sie eine MFA-Registrierung, die Sie bereits vorgängig einrichten können. MFA
Wann soll ich mich für die MFA registrieren?
Sie können sich jederzeit für die MFA registrieren. Wir empfehlen, dies spätestens 1-2 Wochen vor der geplanten Umstellung zu tun.
Weitere Informationen zur MFA finden Sie hier.