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E–Mail

Mail2Cloud - Verschiebung der Mailboxen in die Cloud

Die Mailboxen von Studierenden und Mitarbeitenden werden von lokalen Servern in die Cloud (Exchange Online) migriert.

Was angepasst wird

Die Exchange Dienste (E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben, …) werden neu nicht mehr On-Premise (auf lokalen Servern der Universität Bern) betrieben, sondern als Exchange Online in der Microsoft 365* Cloud.
*früher: Microsoft Office 365

Zeitpunkt der Umstellung

Studierende:
die Umstellung erfolgt vom 15.-18. August 2022

Mitarbeitende:
... des Zentralbereichs: die Umstellung erfolgt ab dem 12. September 2022 in verschiedenen Etappen; die jeweils betroffenen Organisationseinheiten werden frühzeitig informiert
... der Institute: die Umstellung ist für das Jahr 2023 geplant

Gründe für die Umstellung

  • Die Nutzung diverser Dienstleistungen setzt eine Mailbox in der Microsoft 365 Cloud voraus
  • Die Sicherheit beim Zugriff auf das Netzwerk und Dienstleistungen der Universität Bern soll erhöht werden, um damit auf aktuelle Bedrohungen und Schwachstellen zu reagieren
  • Umsetzung einer einheitlichen Anmeldemethode mittels E-Mail-Adresse
  • Kostenoptimierung

Was bedeutet der Wechsel zu Mail2Cloud für die Anwender:innen?

  • Neuer Anmeldeprozess: Nach der Verschiebung Ihrer Mailbox in die Cloud, ist der Zugriff ausserhalb des Uninetzes nur noch mittels MFA (Multifaktor-Authentifizierung) möglich!
  • Andere E-Mail-Clients als Outlook müssen neu konfiguriert werden
    Beispiel Thunderbird, Beispiel macOS Apple Mail
  • Die URL für den Outlook Web Access (OWA) ist neu: outlook.office.com 
  • Je nach verwendetem E-Mail-Client können Sie eine kleinere oder grössere Anzahl neuer Funktionen nutzen; eine Übersicht zu den neuen Möglichkeiten finden Sie in den FAQ 

Wie merke ich, dass meine Mailbox auf Mail2Cloud umgestellt wurde? Was muss ich tun?

Outlook für Windows

  • Sie erhalten eine Meldung, dass Ihr Outlook Client neu gestartet werden muss und es treffen keine neuen E-Mails mehr ein
    => Starten Sie Outlook neu, es wird automatisch eine Verbindung mit Ihrer Cloud-Mailbox hergestellt

Outlook für macOS

  • Sie erhalten eine Passworteingabeaufforderung
    => ignorieren Sie die Meldung und starten Sie Outlook neu, es wird automatisch eine Verbindung mit Ihrer Cloud-Mailbox hergestellt
    => wenn Ihnen Outlook vorschlägt, auf das “neue Outlook” Erlebnis zu wechseln, sollten Sie dies nicht tun, da Sie sonst mit Fehlermeldungen und einer Einschränkung der Funktionalität rechnen müssen

Webmail (OWA)

  • Nach der Migration wird ein Zugriff auf das bisherige Webmail (mail.unibe.ch bzw. mail.campus.unibe.ch) nicht mehr möglich sein; bei einem Zugriffsversuch wird Ihnen entweder eine Fehlermeldung angezeigt oder Sie erhalten einen Link zum neuen Webmail-System
    => Ab diesem Zeitpunkt muss für den Zugriff auf das Webmail die Adresse https://outlook.office.com verwendet werden

Andere Mail Clients und Mobile Apps

  • Aufgrund der Vielfalt an Betriebssystemen und Clients ist schwer vorauszusagen, wie die Auswirkungen der Umstellung sein werden
    => für zwei Desktop E-Mail-Clients gibt es Konfigurationsanleitungen: Thunderbird, macOS Apple Mail
    => bei mobilen Applikationen sollte das E-Mail Profil gelöscht und neu erstellt werden
  • Wir empfehlen für Smartphones die Verwendung der Microsoft Outlook App

Fragen und Antworten (FAQ)

Was passiert mit meinen alten Mails?

Ihre Mailbox wird 1:1 nach Exchange Online migriert, also inklusive Papierkorb, Kalender, Aufgaben.

Benutzung und Funktionen - was ist neu?

Desktop Outlook Client (Windows/OSX)

  • Die Benutzeroberfläche bleibt weitgehend unverändert, Sie können nach dem Wechsel zu Outlook Online so weiterarbeiten, wie Sie es gewohnt sind


Microsoft Outlook Mobile App

  • Mit dem Wechsel in die Cloud wurde die offizielle Outlook Mobile App für Ihr Smartphone freigeschaltet, Sie können diese über die jeweiligen App Stores beziehen Google Play / App Store
  • E-Mails, die Sie später lesen möchten, können Sie für eine bestimmte Zeit ausblenden; nach der gewählten Zeit erscheint Sie wieder als neue Nachricht in Ihrem Posteingang (Beispiel)


Webmail - Outlook Web App (OWA/PWA)

  • Die Outlook Web App wurde runderneuert und stellt die aktuell einfachste Methode dar, um auf Ihr Postfach zuzugreifen
  • Da nur die Outlook Web App sämtliche Funktionen von Exchange online unterstützt, immer auf dem aktuellen Stand und plattformunabhängig ist, empfehlen wir sie als Client für Ihren Desktop
  • Sie können die Web App auf zwei Arten verwenden, entweder direkt über den von Ihnen bevorzugten Webbrowser oder aber als Progressive Web App (PWA) in einem eigenen Fenster (Details)
  • Anstehende Termine werden Ihnen neu in der Form von wechslenden Terminkarten oder alternativ über einen Scheduler angezeigt (Details)
  • Priorisierung von E-Mails: Sie können E-Mails anpinnen, damit diese immer ganz oben in Ihrer Mailbox angezeigt werden (Beispiel)
  • Suchen und finden/Anhänge: berücksichtigt werden auch die E-Mail-Anhänge, also Dateinamen und Inhalte - sofern es sich um einen OCR-fähigen Text handelt (Beispiel)
  • Anhänge: Sie können sich auch nur die E-Mails mit Anhängen anzeigen lassen (Beispiel)
  • To Do Integration: die Funktionen von Microsoft To Do zur Planung Ihrer Aufgaben stehen in ab sofort vollumfänglich zur Verfügung (Beispiel)
  • Termine und Räume: beim Erstellen von Terminen werden Ihnen nach dem Hinzufügen von Teilnehmern oder Räumen automatisch mögliche Termine vorgeschlagen (Beispiel)
  • Aufgaben: Sie können Textstellen in einer E-Mail markieren und daraus eine Aufgabe generieren (Beispiel)
     

Teams

  • Kalender: Microsoft Teams verwendet nun denselben Kalender wie Ihr Postfach; dadurch wird auch der Teams-Status aus Ihrem Kalender übernommen sofern Sie den Status nicht manuell übersteuert haben (Beispiel); auch Abwesenheitsmeldungen werden übernommen
  • Webinare und Events: Sie haben über Ihren Teams-Kalender uneingeschränkten Zugriff auf die Meeting-Funktionen und können auch Webinare und Live events planen (Details)
     

Allgemein

  • Spam-, Phishing- und Malware-Schutz: Ihre Mailbox wird durch zusätzliche Sicherheitsmechanismen vor gefährlichen Nachrichten geschützt
    • Es wird angezeigt, wenn eine E-Mail von einem externen Absender stammt oder von einer Person, mit welcher Sie keinen oder wenig Kontakt haben (Beispiel)
    • Eingehende E-Mails werden mittels künstlicher Intelligenz geprüft, mit den neuesten Spam-, Phishing- und Malware-Listen abgeglichen, durch von uns erstellte Filter geschickt und im Verdachtsfall in einem separaten Speicher zurückgehalten; Sie werden am Morgen mit einer entsprechenden E-Mail benachrichtigt, falls am Vortag E-Mails ausgefiltert wurden und können direkt in dieser Benachrichtigungs-E-Mail das weitere Vorgehen auswählen (Beispiel)

Wird mein Mailkonto während der Umstellung zeitweilig nicht erreichbar sein?

Nein, Sie haben jederzeit Zugang zu Ihrem Mailkonto.

Sobald die Synchronisation von Ihrer alten zu Ihrer neuen Mailbox (in der Cloud) abgeschlossen ist, werden Sie nur noch auf die Cloud-Mailbox zugreifen können. Für diese benötigen Sie eine MFA-Registrierung, die Sie bereits vorgängig einrichten können. MFA

Wann soll ich mich für die MFA registrieren?

Sie können sich jederzeit für die MFA registrieren. Wir empfehlen, dies spätestens 1-2 Wochen vor der geplanten Umstellung zu tun.
Weitere Informationen zur MFA finden Sie hier.

 

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