Mail2Cloud - Verschiebung der Mailboxen in die Cloud

Was angepasst wird

Die Exchange Dienste (E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben, …) werden neu nicht mehr On-Premise (auf lokalen Servern der Universität Bern) betrieben, sondern als Exchange Online in der Microsoft 365* Cloud.
*früher: Microsoft Office 365

Zeitpunkt der Umstellung

Studierende:
die Umstellung erfolgt vom 15.-18. August 2022

Mitarbeitende:
... des Zentralbereichs: die Umstellung erfolgt ab dem 12. September 2022 in verschiedenen Etappen; die jeweils betroffenen Organisationseinheiten werden frühzeitig informiert
... der Institute: die Umstellung ist für das Jahr 2023 geplant

Gründe für die Umstellung

• Die Nutzung diverser Dienstleistungen setzt eine Mailbox in der Microsoft 365 Cloud voraus
• Die Sicherheit beim Zugriff auf das Netzwerk und Dienstleistungen der Universität Bern soll erhöht werden, um damit auf aktuelle Bedrohungen und Schwachstellen zu reagieren
• Umsetzung einer einheitlichen Anmeldemethode mittels E-Mail-Adresse
• Kostenoptimierung

Was bedeutet der Wechsel zu Mail2Cloud für die Anwender:innen?

• Neuer Anmeldeprozess: Nach der Verschiebung Ihrer Mailbox in die Cloud, ist der Zugriff ausserhalb des Uninetzes nur noch mittels MFA (Multifaktor-Authentifizierung) möglich!
  • Sie müssen sich einmalig für die MFA (Multifaktor-Authentifizierung) registrieren
    • Studierende: es werden keine bestehenden MFA-Registrierungen übernommen
    • Mitarbeitende: bestehende MFA-Registrierungen werden übernommen
• Andere E-Mail-Clients als Outlook müssen neu konfiguriert werden
  Beispiel Thunderbird, Beispiel macOS Apple Mail
• Die URL für den Outlook Web Access (OWA) ist neu: outlook.office.com 
• Je nach verwendetem E-Mail-Client können Sie eine kleinere oder grössere Anzahl neuer Funktionen nutzen; eine Übersicht zu den neuen Möglichkeiten finden Sie in den FAQ 

Wie merke ich, dass meine Mailbox auf Mail2Cloud umgestellt wurde? Was muss ich tun?

Outlook für Windows

• Sie erhalten eine Meldung, dass Ihr Outlook Client neu gestartet werden muss und es treffen keine neuen E-Mails mehr ein
  => Starten Sie Outlook neu, es wird automatisch eine Verbindung mit Ihrer Cloud-Mailbox hergestellt

Outlook für macOS

• Sie erhalten eine Passworteingabeaufforderung
  => ignorieren Sie die Meldung und starten Sie Outlook neu, es wird automatisch eine Verbindung mit Ihrer Cloud-Mailbox hergestellt
  => wenn Ihnen Outlook vorschlägt, auf das “neue Outlook” Erlebnis zu wechseln, sollten Sie dies nicht tun, da Sie sonst mit Fehlermeldungen und einer Einschränkung der Funktionalität rechnen müssen

Webmail (OWA)

• Nach der Migration wird ein Zugriff auf das bisherige Webmail (mail.unibe.ch bzw. mail.campus.unibe.ch) nicht mehr möglich sein; bei einem Zugriffsversuch wird Ihnen entweder eine Fehlermeldung angezeigt oder Sie erhalten einen Link zum neuen Webmail-System
  => Ab diesem Zeitpunkt muss für den Zugriff auf das Webmail die Adresse https://outlook.office.com verwendet werden

Andere Mail Clients und Mobile Apps

• Aufgrund der Vielfalt an Betriebssystemen und Clients ist schwer vorauszusagen, wie die Auswirkungen der Umstellung sein werden
  => für zwei Desktop E-Mail-Clients gibt es Konfigurationsanleitungen: Thunderbird, macOS Apple Mail
  => bei mobilen Applikationen sollte das E-Mail Profil gelöscht und neu erstellt werden
• Wir empfehlen für Smartphones die Verwendung der Microsoft Outlook App

Fragen und Antworten (FAQ)