Forschungsdatenmanagement

Um spätere Fehler, Verwechslungen und langes Suchen zu vermeiden, ist es sinnvoll, bereits zu Beginn des Projektes Zeit in eine systematische Organisation der Dateien und Ordner zu investieren. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn mit anderen Forschungsgruppen zusammengearbeitet wird. Dabei sollten sich alle, an einem Projekt beteiligten Personen, mit einem Schema einverstanden erklären und dieses auch einhalten. Es empfiehlt sich, das Organisations- und Benennungssystem in einem Dokument festzuhalten, um es als Begleitdokument später bei der Datenpublikation mit abzulegen.

• Gruppieren Sie verwandte Dateien in Ordnern (z.B. nach Messungen, Methoden oder Projektphasen)
• Benutzen Sie klare und eindeutige Ordnernamen
• Benutzen Sie eine hierarchische Ordnerstruktur (Achtung: Eine zu verschachtelte Ordnerstruktur führt zu langen und komplizierten Dateipfaden)
• Trennen Sie aktive und fertiggestellte Arbeiten in separaten Ordnern und löschen Sie nicht mehr gebrauchte temporäre Dateien.

Bei der Benennung von Dateien sollte darauf geachtet werden, dass die Namen eindeutig und auch für am Projekt unbeteiligte Personen leicht verständlich sind. Allgemeine Elemente die Teil eines Namens sein können, sind:

• Datum der Erstellung (JJJJ-MM-TT )
• Projektreferenz/Projektname
• Beschreibung des Inhaltes
• Name des Erstellers (Initialen oder ganzer Name)
• Name des Forschungsteams/Departement
• Versionsnummer

Um Limitationen des Betriebssystems zu vermeiden, wenden Sie die folgenden Namens- und Zeichenregeln an:

• möglichst kurze Namen
• Keine Sonderzeichen (: & * % $ £ ] { ! @)
• Unterstriche _ anstelle von Leerzeichen oder Punkten
• Dateiendung wo immer möglich (.txt, .xls, etc.)
• Verlassen Sie sich nicht auf Gross-Kleinschreibung

Durch eine gezielte Wahl des Formats kann die Nachnutzbarkeit von Forschungsdaten erheblich verbessert werden, so dass Dateien auch nach Jahren noch verarbeitet werden können. Bei der Wahl eines geeigneten Formates sollten verschiedene Faktoren berücksichtigt werden:

• Zukunftsfähigkeit: wie viele Softwareprodukte können das Datenformat lesen?
• freie Zugänglichkeit zur Dokumentation
• keine rechtlichen Beschränkungen (Patente)
• keine technischen Beschränkungen (Verschlüsselung, DRM)
• etabliert in Community

Je nach Fachgebiet können sich Forschungsdaten und deren Dateiformate stark unterscheiden. Folgende Dateiformate sind grundsätzlich empfehlenswert:

• Bilder: TIFF, TIF
• Dokumente: TXT, ASC, PDF/A
• Tabellen: CSV
• Audiodateien: WAV
• Datenbanken: SQL, XML
• strukturierte Daten: XML, JSON, YAML

Weitere Informationen über empfohlene Dateiformate und deren Haltbarkeit finden Sie unter hier.

Eine funktionierende Versionskontrolle ist insbesondere bei Datensätzen die sich im Laufe des Projekts ändern, unabdingbar. Die einzelnen Datensätze sollten sequentiell benannt werden und neben der Versionsnummer auch das Speicherdatum enthalten (JJJJ-MM-TT). Die finale Version sollte als solche gekennzeichnet sein. Dabei kann das Führen einer Versionstabelle in der sämtliche Änderungen und neue Benennungen festgehalten werden, bei der späteren Nachvollziehung helfen.

Insbesondere bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Personen, kann es Sinn machen, regelmässig eine Meilenstein-Version der Datei, die nicht mehr geändert oder gelöscht werden darf, zu speichern.

Zusammenfassend empfiehlt forschungsdaten.info

• Sequentielle Nummerierung verwenden
• Datum und Versionsnummer in die Benennung einbeziehen
• Nutzung einer Versionskontrolltabelle
• Verantwortlichkeit für die Fertigstellung von Dateien festlegen
• Bei großen Datenmengen ggfs. Versionsverwaltungs-Software verwenden
• Meilenstein-Versionen speichern

Weiterführende Information - Best practices

Wir empfehlen, Ihre Daten über die Uni-IT zu sichern. Sie trägt anfallende Daten uniweit zusammen und speichert diese auf zwei Tape Libraries der aktuellsten Generation redundant ab.

Weitere Informationen finden Sie hier: Campus Backup / Archive (nur im Campus Netz zugänglich)

Grundsätzlich sollten Sie immer die 3-2-1-Sicherungsregel befolgen:

• 3 Kopien der Daten (1 Original, 2 Sicherungen)
• Speicherung auf 2 unterschiedlichen Medien (externe Festplatten, USB-Laufwerke, SD-Karten, CDs, DVDs, Cloud)
• 1 Kopie an einem externen Speicherort

Die Sicherung sollte in regelmässigen Abständen automatisiert erfolgen. Überprüfen Sie, ob die Sicherung fehlerfrei erfolgte und die Daten im Bedarfsfall auch wieder zurückgespielt werden können.

Eine umfangreiche Dokumentation ist für das richtige Verständnis und eine mögliche Nachnutzung Ihrer Daten unerlässlich. Die Dokumentation sollte unter anderem Angaben zu Ort und Zeit der Datenerhebung, zu den verwendeten Methoden, Instrumenten, Software und Statistikmodellen aber auch Informationen zu den gewählten Parametern, zu fehlenden Werten, der Nomenklatur und Abkürzungen enthalten. Diese Informationen können Ihren Daten z.B. in Form von einer Readme-Datei mitgegeben werden.

Weitere Informationen zur Dokumentation von Daten allgemein finden Sie hier.

Die Entscheidung darüber, welche Daten eines Projekts für wie lange archiviert werden sollen, hängt vom wissenschaftlichen Wert der Daten sowie rechtlichen, regulatorischen und finanziellen Rahmenbedingungen ab.

Im Minimum müssen aber alle der Publikation zugrundeliegenden Daten aufbewahrt die entsprechenden Metadaten online publiziert werden.

Das Digital Curation Centre (DCC) und forschungsdaten.info führen Sie in fünf Schritten zur richtigen Datenauswahl.

• Anleitung (englisch)

Wann immer möglich, sollten Forschungsdaten in fachspezifischen Repositorien abgelegt werden. Diese sind auf die Bedürfnisse des Fachgebiets ausgerichtet, sind auf spezifische Datenformate hin ausgelegt und bieten oft auch fachspezifische Metadaten an.

Eine (nicht-abschliessende) Liste von Datenrepositorien, die genutzt werden können, bieten der SNF und Scientific Data.

Der beste Ausgangspunkt für die Suche nach einem geeigneten Repositorium ist das Registry of Research Data Repositories (www.re3data.org). Dort kann man z.B. gezielt nach Repositorien bestimmter Fächer und Disziplinen suchen.

An der Universität Bern steht zudem ein institutionelles Forschungsdatenrepositorium zur Verfügung. BORIS Portal ermöglicht es Ihnen, Forschungsdaten mit der weltweiten Forschungsgemeinschaft zu teilen, aber auch Zugriffsmöglichkeiten zu bestimmen und Rechte zu verwalten sowie Forschungsdaten mit Projektinformationen und persönlichen Forschendenprofilen zu verknüpfen. Loggen Sie sich einfach mit Ihrer Switch-EduID ein.

Sharing figure

Figshare  - store, share and discover research.

Sharing methods

protocols.io Eine sichere Plattform für die Entwicklung und den Austausch reproduzierbarer Methoden.

Das Open-Science-Team der Universitätsbibliothek Bern empfiehlt für die Lizenzierung von Forschungsdaten die Creative Commons Public Domain Dedication (CC 0) oder die neueste Version der Creative Commons Attribution International Public License (CC BY) für die Lizenzierung von Forschungsdaten, um größtmögliche Wiederverwendbarkeit zu ermöglichen. Wenn die Daten aus ethischen oder rechtlichen Gründen nicht offen zugänglich gemacht werden können, können Sie Metadaten und ergänzenden Materialien unter (CC 0) veröffentlichen, um die Anforderungen der Förderorganisationen zu erfüllen.  

Der Schweizerischer Nationalfonds (SNF) überlässt es den Forschenden, die am besten geeignete Lizenz für die Daten zu wählen, die dem Prinzip der Wiederverwendung entspricht (siehe die Grundsatzerklärung des SNF zu Open Research Data).

Die Europäische Kommission verlangt, dass Forschungsdaten über ein Repositorium unter der neuesten verfügbaren Version der CC BY oder CC 0, oder einer Lizenz mit gleichwertigen Rechten veröffentlicht werden, nach dem Prinzip "so offen wie möglich, so geschlossen wie nötig". Weitere Informationen finden Sie im Model Grant Agreement (15. Dezember 2021, v.1.1), S. 96 und in der Open Science Policy der EU (Link).

Als Bestandteil der FAIR Prinzipien wird von Forschungsfördern die Ausstattung Ihrer veröffentlichten Daten mit einem eindeutigen Identifikator verlangt. Bei der Hinterlegung Ihrer Daten auf BORIS wird jedem Datensatz ein Digital Object Identifer (DOI) zugewiesen. Weitere Informationen finden Sie hier.

Forschungsdaten, die während eines Projekts generiert und gesammelt wurden, können auch über ihren ursprünglichen Erhebungszweck eine Verwendung finden. Es lohnt sich deshalb, die gewonnenen Daten der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Wichtig ist dabei, darauf zu achten, dass Ihre Daten mit persistenten Identifikatoren versehen werden, gute Metadaten generiert werden und eine ausreichende Dokumentation für eine Nachnutzung der Daten vorliegt.
Zurzeit gibt es drei mögliche Wege Forschungsdaten zu veröffentlichen.

Publikation in einem Repositorium

Forschungsdaten können in einem disziplinären oder einem allgemeinen Repositorium veröffentlicht werden. Dabei ist die Publikation der Daten in einem fachspezifischen Repositorium gegenüber der Publikation in einem generischen Repositorium vorzuziehen. Weitere Informationen zur Wahl eines geeigneten Repositoriums finden Sie unter Repositorium finden.

Publikation in einem Data-Journal

Die in Data-Journals veröffentlichen Data Papers sind Dokumente die der erleichterten Verbreitung und Nachnutzung publizierter Daten dienen. Diese Publikationen enthalten alle Informationen zur Datenerhebung, Methoden, Lizenzen und Zugangsrechte sowie Informationen zu potenziellen Nachnutzungsmöglichkeiten. Die Daten selbst sind meist in einem Repositorium abgelegt.

Eine Liste mit Data-Journals findet sich auf der Webseite der Humboldt-Universität zu Berlin.

Veröffentlichung als Supplement zu einem Zeitschriftenartikel

Daten können auch als Zusatzinformation zu Zeitschriftenartikel veröffentlicht werden. Es handelt sich dabei meist um die Daten, welche einer Publikation zugrunde liegen und das Nachvollziehen der Resultate ermöglichen. Die Daten können dafür entweder auf der Zeitschriftenplattform direkt oder in einem externen Datenrepositorium abgelegt sein.  

Für die Zitation von Daten sollten die im Forschungsgebiet vorhanden Standards oder der Vorschlag des Repositoriums, in dem ein Datensatz abgelegt wurde, verwendet werden. Sollte keine Standards/Empfehlungen existieren, empfiehlt Datacite folgende Minimalangaben:

• Autor
• Publikationsjahr (des Datensatzes)
• Titel
• Edition oder Version (optional)
• Verleger (für Daten ist dies meist das Archive, in welchem die Daten gespeichert sind)
• Resource Typ (optional)
• Persisierender Identifikator (als persistenter, verlinkbarer URL)

Informationen und Handlungsanleitung zur Veröffentlichung von Open-Source-Software.

Datenschutzaufsichtsstelle des Kantons Bern (DSA)

Datenschutzgesetz des Kantons Bern (KDSG)

Datenschutz im lT-Bereich der Universität Bern

Rechtsdienst der Universität Bern (Datenschutz, Rechtsfragen) E-Mail

Unitectra unterstützt Forschende der Universität Bern bei der Kommerzialisierung von Forschungsergebnissen in neue Produkte und Dienstleistungen (Patente, Lizenzen), bei der Verhandlung von Forschungsverträgen sowie bei der Gründung von Spin-off-Unternehmen E-Mail

Datenschutz und Forschung im Allgemeinen: EDÖB (richtet sich an Bundesorgane und Private, hier zur allgemeinen Information. Forschende der Universität Bern müssen sich im Normalfall nach dem Kantonalen Datenschutzgesetz richten.).

Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO EU bzw. GDPR). Einführungsverordnung zur EU-Datenschutzrichtlinie 2016/680 über den Schutz personenbezogener Daten (Einführungsverordnung zur EU Datenschutzrichtlinie, EV EDS) des Kantons Bern.

Die Datenschutzgesetze einiger Länder sind als gleichwertig mit denen der Schweiz anerkannt: Siehe diese Website.

Personendaten sind Angaben über bestimmte oder bestimmbare natürliche oder juristische Personen. Das Datenschutzgesetz des Kantons Bern (KDSG) dient dem Schutz von Personen vor missbräuchlicher Datenbearbeitung durch Behörden.

Wenn Sie in Ihrem Forschungsprojekt mithilfe von Informatikanwendungen (z.B. selbstprogrammierten Apps, aber auch Anwendungen wie Qualtrics oder RedCap) Personendaten erheben, analysieren oder anders verarbeiten, kann es nötig sein, ein Konzept über die Handhabung von Informationssicherheit und Datenschutz (ISDS) zu erstellen.

Ein solches Konzept dient dazu, sich selbst über die Anforderungen und vorhandene bzw. zu erarbeitende technischen Lösungen in diesem Bereich klar zu werden, sowie ggfs. als Grundlage einer Kontrolle durch die Datenschutzbehörden des Kantons. Die rechtliche Grundlage dafür ist die Datenschutzgesetzgebung des Kantons Bern, insbesondere das Datenschutzgesetz (KDSG), Art. 17a. Die «Weisungen zum Datenschutz im IT-Bereich der Universität Bern» müssen befolgt werden.

Für Auskünfte und Erstberatung in rechtlichen Belangen wenden Sie sich bitte an den Rechtsdienst der Universität Bern, in Belangen der IT-Sicherheit sowie für das Ausfüllen der entsprechenden Formulare an die Informatikdienste. IT-Sicherheit an der Universität Bern: Awareness Schulung der ID.

Forschungsprojekte am Menschen, die unter das Humanforschungsgesetz (HFG) fallen, müssen durch Ethikkommissionen (z.B. Tierversuchsethik SAMW oder Kantonale Ethikkommission (KEK) begutachtet werden. Bitte beachten Sie, dass eine solche Begutachtung ca. 60-90 Tage dauern kann. Für weitere Information über die Prozedur, Ablauf und Management solcher Projekte besuchen Sie bitte das Portal zur Humanforschung in der Schweiz Kofam.

Forschungsprojekte, die nicht unter das Humanforschungsgesetz fallen, können durch die Ethik-Kommissionen der Universität Bern Phil.-hum., WISO und Animal Welfare Office UniBE bewilligt werden.